Formation de l’équipe d’enseignants et rencontre pour décider du nombre d’élèves de différentes classes participant au projet de voyage. 

• Choix d’une destination
• Choix d’une date et d’un nombre de jours pour le séjour (si possible, ne pas envisager de séjour en fin d’étape du calendrier scolaire)
• Élaboration d’un itinéraire provisoire (voir ex. à l’annexe A)
  
• Évaluation des coûts pour les suppléances des enseignants participant au projet
• Demandes de propositions auprès des services de voyages éducatifs d’Omnitour, compagnie de voyages spécialisée dans les voyages scolaires avec une expérience reconnue depuis 1980
  
  

DEMANDE OFFICIELLE À LA DIRECTION DE L’ÉCOLE AVEC LES RENSEIGNEMENTS SUIVANTS :

1. Présentation générale du projet (Annexe B)
2. Présentation des objectifs interculturels et scolaires ainsi que des objectifs de croissance personnelle (Annexe C)
3. Présentation des dates envisagées et d’un éventuel pays. À ce stade, il n’est pas obligatoire de donner tous les endroits à visiter mais un exemple d’itinéraire envisagé par l’équipe d’enseignants (Annexe D)
4. Précisions sur le nombre d’élèves et sur les classes touchées par le projet (Annexe D)
   
5. Coût approximatif du projet et ce qui y est inclus (coût du voyage, suppléance, assurances) (Annexe D)
6. Les moyens de financement envisagés (Annexe D)
   
7. Les moyens de sélection qui sont prévus. Cette partie sera détaillée dans les pages suivantes
8. La préparation au voyage (Annexe E)
9. Les modalités de fonctionnement avant, pendant et après le voyage (Annexe F)
   
   

DÉBUT D’UNE CAMPAGNE DE PUBLICITÉ VISANT LA CLIENTÈLE CIBLÉE ET LES CLASSES ENVISAGÉES

1. Affiches de publicité dans les écoles (format géant)
   
2. Messages audio par le technicien en loisirs
   
3. Information auprès des enseignants des classes visées
   
4. Information directe auprès des élèves
5. Feuille de renseignements et d’inscription disponible auprès du technicien en loisirs, de la direction, du secrétariat et auprès des enseignants disponibles (Annexe G)
6. Accorder environ trois semaines pour le retour de ces fiches d’inscription

DÉBUT DU PROCESSUS DE SÉLECTION DES ÉLÈVES

Étude de toutes les inscriptions reçues

Première sélection basée sur la troisième étape inscrite au bulletin. À cette étape, on examine le rendement scolaire et les renseignements concernant le comportement de l’élève. On ne doit pas être trop sévère, car un élève peut n’avoir qu’un échec et être un jeune extraordinaire. On élimine les élèves qui ont plusieurs échecs et surtout ceux qui ont reçu plusieurs messages négatifs relativement au comportement.

À cette étape, les élèves refusés devraient recevoir une lettre à leur nom les informant qu’ils ne sont pas sélectionnés en raison de l’étude de leur bulletin de la troisième étape (Annexe H).

Les élèves sélectionnés à la première étape reçoivent une lettre les informant de leur sélection. Dans cette lettre, on les informe des étapes à venir (Annexe I).

Entrevue individuelle avec les candidats moins connus des responsables. L’idéal serait de rencontrer tous les candidats qui ont passé la première sélection. Cela n’est pas toujours possible…

Remettre à chaque élève une convocation individuelle pour l’entrevue (ANNEXE J)

Pendant l’entrevue (10 min), on utilise le questionnaire de l’entrevue (ANNEXE K)

À la fin de l’entrevue, on remet à l’élève une lettre l’informant des étapes à venir(ANNEXE L)

Publication de la liste des élèves qui ont été retenus après l’entrevue et invitation à une réunion pour confirmer leurs places.

RENCONTRE, EN SOIRÉE, DE TOUS LES PARTICIPANTS ET DE LEURS PARENTS (ANNEXE R)

L’élève confirme qu’il accepte l’offre de participer au projet de voyage en France. Il remplit et remet la fiche officielle d’inscription à la fin de la réunion. (ANNEXE N)

L’élève reçoit une lettre à remettre à ses parents (ANNEXE O). Ces derniers reçoivent  l’information suivante :

• le nombre d’élèves sélectionnés;
• les raisons pour lesquelles leur enfant a été sélectionné;
• les moyens de financement prévus à l’automne;
  
• l’itinéraire en général;
• un numéro de téléphone pour joindre les responsables;
• une annonce de réunion pour la fin de septembre;
  
• l’annonce d’un premier dépôt à verser lors de cette rencontre;
• l’élève reçoit divers conseils sur la préparation du voyage et sur les efforts qui seront demandés;
• l’élève est prévenu qu’il est accepté à la condition de maintenir un excellent rendement scolaire et d’avoir un comportement irréprochable. Advenant un manquement majeur, sa participation sera réévaluée et pourra conduire à son expulsion du groupe;
  
• l’élève est incité à commencer à amasser l’argent de son voyage par de petits travaux d’été. Il lui est conseillé de ne pas se fier uniquement sur l’aide financière de ses parents;
  
• l’élève est prévenu que certaines activités de financement à venir seront obligatoires pour amasser des sommes d’argent pour le groupe (pourboires, imprévus…);
  
• à la fin de la réunion, et après avoir précisé les attentes et les difficultés, les élèves qui ne sont pas certains de leur participation sont invités à le faire savoir aux enseignants. À cette fin, les enseignants se doivent de garder une liste de réserve de candidats qui sont passés très près d’être sélectionnés à la fin du processus.
  

VACANCES D’ÉTÉ

RÉUNION DE TOUS LES ÉLÈVES SÉLECTIONNÉS (ANNEXE P)

Mise au point sur les abandons et autres sujets.

Remise d’une lettre d’invitation pour la rencontre en soirée à la fin de septembre avec tous les participants, leurs parents et les responsables et, selon les écoles, d’un membre de la direction de l’école (ANNEXE Q)

Les enseignants informent les parents sur tous les points du voyage et répondent à leurs questions.

Les participants à la rencontre reçoivent le document expliquant les dépôts, les conditions générales et les frais d’annulation en cas d’abandon. Il faut expliquer clairement aux parents que le coût du voyage est réparti sur le nombre de participants (élèves, accompagnateurs…). Advenant des abandons, le coût demandé à chacun des autres élèves est augmenté. Pour éviter des surprises, il faut préciser les montants retenus pour les abandons. Cependant, il faut noter que si un élève est expulsé du groupe par les responsables, il sera alors remboursé. De même, si on peut remplacer un participant, surtout en début d’année, il sera également remboursé. En général, les parents comprennent la situation (ANNEXE S)

Les élèves et leurs parents remplissent la fiche santé (ANNEXE T)

Des renseignements sont remis aux parents qui aimeraient être accompagnateurs. On leur explique leurs responsabilités et leurs engagements (Annexe U). Il est souhaitable d’accepter quelques parents pour accompagner le groupe. En général, les parents les plus intéressés se manifestent lorsque leur enfant fait son inscription. Ils l’indiquent alors sur la fiche à remettre. Il n’y a pas de recette « miracle » pour choisir les parents accompagnateurs. L’expérience avec des jeunes peut être un avantage de la même façon que certaines professions prédisposent à accompagner un groupe de jeunes (médecin, infirmière, travailleur social…). Avant de sélectionner quelques parents, il est suggéré de les inviter à participer à une ou plusieurs activités en début d’année scolaire. À ces occasions, on peut les observer réagir à certaines situations et surtout voir leurs relations avec les jeunes. Idéalement, le nombre de parents accompagnateurs devrait varier selon la taille du groupe. On suggère un ratio de 1/10. On annonce le choix des parents au début du mois de novembre.

À la fin de la réunion, les parents ou les participants remettent le premier versement par chèque au nom de l’école.

Il est normal que certains parents ou élèves hésitent encore une fois à cette étape. On peut leur donner un délai de quelques jours, mais il ne faut jamais oublier qu’il faudra les remplacer advenant leur désistement.

CONSEILS GÉNÉRAUX

Un groupe se composerait idéalement de :

• 2 enseignants (de préférence un homme et une femme);
• 1 membre du personnel de l’école (directeur, secrétaire, PNE, technicien…);
• Dans la mesure du possible, avoir des chiffres pairs pour les adultes (par ex. : 2 hommes, 2 femmes)
  
  

Lorsqu’on demande des soumissions aux compagnies de voyages spécialisées dans les groupes scolaires, bien vérifier l’expérience de chaque compagnie en voyages outre-mer. Il est préférable de demander des références vérifiables (par ex. : communiquer avec des enseignants qui ont déjà vécu des projets semblables).

1. Il est important de bien vérifier ce qui est compris et non compris dans les soumissions des compagnies de voyages. Certaines « oublient » divers coûts pour obtenir les contrats des écoles, comme le coût des assurances ou du guide accompagnateur.
   
   
2. Quand il faut amasser des sommes d’argent, toujours déposer ces sommes chez l’adjoint administratif de l’école et conserver une copie des dépôts.
   
   
3. Toujours exiger d’inscrire au verso des chèques le nom du participant et le nom du projet (par ex. : Belgique, France…).